Implementación de la facturación electrónica en Ecuador ¿Cómo dar el paso?

La implementación de la facturación electrónica en Ecuador ya lleva cinco años desde que inició el cronograma de incorporación del SRI y son muchas las empresas y negocios que la utilizan día a día, sin embargo, nos encontramos justo en la mitad del proceso, pues aún quedan muchos otros sujetos pasivos por integrarse al sistema.

Para todos aquellos contribuyentes que están próximos a hacer la transición hacia los comprobantes digitales, hemos preparado una breve guía que engloba los aspectos más generales que deben considerar para dar el primer paso.

¿Cómo llevar a cabo la implementación de la facturación electrónica en Ecuador?

1.- Regístrate en el SRI y haz la solicitud.

El SRI es el Sistema de Rentas Internas de Ecuador y su principal función es el cobro de impuestos. Este organismo autoriza a los sujetos pasivos a emitir comprobantes electrónicos dándole validez a cada documento que expiden, al mismo tiempo que obtiene de ellos su contribución.

Por ende, el primer paso para implementar la facturación electrónica es registrarse en la página oficial del SRI y hacer la solicitud de permiso. Una vez que tu solicitud sea aprobada pasarás a conocer el esquema de comprobantes electrónicos, que tienen dos ambientes diferentes.

En el Ambiente de Pruebas, como contribuyente, debes ingresar tu Registro Único de Contribuyente (RUC) y realizar los ajustes necesarios en el sistema, finalizado este proceso deberás solicitar autorización para pasar al segundo ambiente.

El Ambiente de Producción se utiliza para emitir facturas y comprobantes con validez tributaria, es decir, facturas legales.

2.- Establece los recursos tecnológicos que vas a utilizar

En este punto debes decidir qué herramientas vas a utilizar para emitir comprobantes electrónicos en tu negocio y para eso cuentas con dos opciones. En primer lugar, puedes utilizar el software de facturación gratuito que te ofrece el SRI en su página web oficial. Esta puede ser la opción indicada para negocios con un volumen de facturación bajo, como las microempresas, aunque este software carece de reportes de productividad, entre otros inconvenientes.  

La segunda opción es contratar el servicio de una empresa privada como Factumarket, que pone a tu disposición un software de facturación muy eficiente. Esto es lo mejor que pueden hacer las pequeñas y medianas empresas.

3.- Comienza la capacitación

Para implementar la facturación electrónica hace falta tener ciertos conocimientos básicos de contabilidad y manejo de programas informáticos. Si tu experiencia es muy poca y desconoces del tema deberías buscar capacitación, tanto para tus empleados como para ti.

Puedes asistir a los cursos de capacitación gratuita que ofrece el SRI, para eso debes visitar su página web.

4.- Simula cómo será el proceso

Un ejercicio muy sencillo que puede ayudarte a manejar mejor la facturación electrónica es simular cómo será el proceso haciendo una comparación entre la emisión de una factura física y una digital.

De esta manera estarás preparado para cuando debas hacerlo con tus clientes y cuando debas hacer tu declaración de impuestos. En este punto es importante resaltar que antes de adquirir un software de facturación de cualquier empresa compruebes que estos dos procesos puedan llevarse a cabo con rapidez y facilidad, si no es así, Busca otra alternativa.

5.- Crea un equipo de trabajo que implemente el software

No todos los empleados en tu negocio o empresa tienen por tarea emitir comprobantes electrónicos, así que no es necesario que todos comprendan el tema, en lugar de esto enfócate en fomentar este conocimiento en las personas que sí realizan la tarea, por ejemplo, en aquellos que se dedican a despachar productos y atender a los clientes.

La implementación de la facturación electrónica no tiene porqué ser complicada, sobre todo si cuentas con las herramientas adecuadas y tienes en cuenta estos aspectos al inicio del proceso.